Chaque journée d’étude à lieu au printemps. Elle est organisée par le conseil d’administration de Janua. Pour chaque rencontre, il :

– Choisit les membres du comité scientifique de la journée d’étude.

– Rédige l’appel à communication et le diffuse après validation par le comité scientifique.

– Établit la date de la rencontre, le programme, le budget, les demandes de subventions.

– Veille à l’hébergement et à l’accueil des participants à la journée d’étude.

Le comité scientifique a pour mission de :

– Suivre la définition de la thématique de chaque journée d’étude.

– Sélectionner des propositions de communications orales.

– Assister à la journée d’étude.

L’activité éditoriale de Janua est dirigée par un comité éditorial. Celui-ci est chargé de superviser la mise en œuvre de chaque publication et d’en assurer la pérennité. Ses deux directeurs valident donc la parution de chaque numéro de la revue des Annales de Janua. Le comité éditorial doit se réunir pour ratifier tout nouveau projet éditorial de l’association. Ceux-ci seront portés par le président de Janua après leur vote par une assemblée générale de l’association. Leur validation par le comité éditorial sera tributaire des arbitrages des directeurs de la collection, du président de Janua, du chef de projet éditorial concerné par le projet, du secrétaire d’édition ainsi que du conseiller éditorial.

Le comité scientifique prolonge le suivi qu’il avait accordé à la journée d’étude en accompagnant la rédaction des articles. Chaque texte en cours de rédaction est relu par un ou plusieurs membres du comité scientifique afin que ceux-ci apportent à l’auteur des critiques constructives sur le fond et la forme de son travail. Les relecteurs valident ensuite l’article après modification. Ses membres peuvent refuser la publication d’un texte dont la rigueur scientifique serait jugée insuffisante. Le conseil d’administration de Janua possède également ce pouvoir.

L’équipe éditoriale assure le lien entre toutes les parties prenantes du projet (comité éditorial et scientifique, association Janua, auteurs). Elle coordonne la validation des articles par le comité scientifique et procède à la correction ortho-typographique ainsi qu’aux réécritures nécessaires, en accord avec les auteurs. Enfin, elle met en ligne les articles après validation du comité éditorial.

Les actes de chaque journée d’étude sont publiés dans un numéro des Annales de Janua. Celles-ci paraissent avant la tenue de la journée d’étude suivante. Elles sont diffusées sur un site internet créé spécifiquement par le service informatique de l’Université de Poitiers : i-médias. Pour cette raison, une Charte du bon usage des moyens informatiques de l’Université de Poitiers ainsi qu’une Charte d’hébergement Web de l’Université de Poitiers ont été signées le 23/10/2012 par Cécile Treffort en tant que responsable éditoriale et par Vanessa Ernst-Maillet en tant que secrétaire d’édition (webmaster) de la revue. En conséquence, toute modification du projet de publication doit être signalée à i-médias par ces deux responsables ou par leurs successeurs à cette charge.

Structure

L’organisation de chaque journée d’étude incombe aux membres du conseil d’administration de Janua. Néanmoins, ils peuvent solliciter l’aide d’autres membres de l’association ou d’autres personnes compétentes pour les aider dans cette mission.

Le comité scientifique est constitué chaque année par le conseil d’administration en fonction de la thématique de la journée d’étude. Il est constitué de 5 à 8 chercheurs ou enseignants-chercheurs travaillant sur les périodes antiques et médiévales. Les directeurs d’HeRMA, du CESCM et du CRIHAM, en tant que directeurs de la collection, valident la composition du comité scientifique.

L’équipe éditoriale est constituée chaque année, après son élection, par le conseil d’administration. Elle est constituée d’un chef de projet éditorial et d’au moins deux secrétaires de rédaction. Ils doivent être membres de l’association et représenter toutes les périodes de l’histoire. En outre, un secrétaire d’édition chargé de la mise en ligne des publications sera choisi en concertation entre le Conseil d’administration et les trois directeurs de la collection. Il doit, du fait des trois chartes signées avec i-médias, être membre personnel permanent de l’université de Poitiers.

Le comité éditorial est constitué par les trois directeurs de la collection. Il s’agit des directeurs d’HeRMA, du CESCM et du CRIHAM. L’un d’eux est en outre responsable éditorial dans les chartes signées avec i-medias. Le président de Janua est membre de droit du comité éditorial ainsi que le chef de projet éditorial. En outre, le secrétaire d’édition et le conseiller éditorial y siègent également. Ce dernier doit être un professionnel dans le domaine de l’édition scientifique ; il est choisi en concertation entre le conseil d’administration de Janua et les directeurs de la collection.